حتى لا نُضَيع العام 2023 (سبع نصائح في إدارة الوقت)

محمد الأمين الفاضل

 

مع بداية كل عام جديد قد يكون من المهم أن نتحدث عن قيمة الوقت وعن خصائصه وعن ترتيب الأولويات، وعن الإدارة الجيدة للوقت...
سنتحدث عن الوقت من خلال عدة فقرات، ولعل الفقرة الأهم في هذا المقال هي تلك المتعلقة بالنصائح السبع.

أولا / قيمة الوقت 
 
إن الوقت هو أغلى وأنفس وأثمن ما نملك في هذه الحياة الدنيا، ولذا فعلينا أن ننفقه بحكمة، ولمعرفة قيمة الوقت فعلينا أن نتعرف أولا على قيمة أجزائه : 
فإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة العام فما عليكم إلا أن تسألوا طالبا رسب في الامتحان النهائي وأضطر لأن يعيد سنة دراسية كاملة؛
وإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة شهر واحد فما عليكم إلا أن تسألوا أما وضعت مولودها في وقت مبكر، أي قبل شهر من اكتمال فترة الحمل ...فشهر هنا يرتبط بالحياة والموت؛
وإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة أسبوع واحد فما عليكم إلا أن تسألوا رئيس تحرير جريدة أسبوعية قضى أسبوعا في العمل لإصدار عدد جديد من جريدته، وفي النهاية تم حظر صدور ذلك العدد؛
وإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة يوم واحد فما عليكم إلا أن تسألوا عاملا أجيرا يعيل أسرة كبيرة أضاع يوما لم يعمل فيه، ولم يحصل بالتالي على أجر ذلك اليوم؛
وإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة ساعة واحدة فما عليكم إلا أن تسألوا مالك مصنع كبير عن حجم الخسارة التي يتكبدها إذا توقف مصنعه عن الإنتاج لساعة واحدة .
وإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة دقيقة واحدة فما عليكم إلا أن تسألوا مسافرا يجري ليلتحق بالطائرة، ولكنه لم يصل إلا بعد دقيقة من إقلاع الطائرة؛
وإذا ما أردتم أن تعرفوا قيمة ثانية واحدة فما عليكم إلا أن تسألوا متسابقا في أحد السباقات، حالت بينه وبين الميدالية الذهبية ثانية واحدة.
والآن إليكم هذه الحكاية الرمزية..
يحكى فيما يحكى أن أستاذا حكيما جاء يوما إلى طلابه يحمل سطلا ومجموعة من الكرات الصغيرة المتفاوتة في الحجم، بعضها صغير جدا، وبعضها أكبر قليلا. أخذ الأستاذ الكرات الأكبر قليلا، ووضعها داخل السطل حتى امتلأ، وبعد ذلك التفت إلى طلابه وسألهم إن كان السطل قد امتلأ، فأجابوه بصوت واحد : نعم.
بعد ذلك أخذ الأستاذ بعض الكرات الصغيرة جدا، وأخذ يضع الواحدة منها تلو الأخرى، في الفراغات الموجودة بين الكرات الأكبر قليلا، ثم سأل طلابه من جديد إن كان السطل قد امتلأ فأجابوه جميعا ـ وللمرة الثانية ـ  بنعم.
أخذ الأستاذ بعد ذلك عدة حفنات من الحصى، ووضعها في السطل، ثم أخذ يرجه رجا، حتى اختفى الحصى كل الحصى داخل المنافذ والفراغات الصغيرة جدا التي بقت موجودة بين الكرات، وهكذا استطاع السطل أن يستوعب كل الحصى الذي وُضع بداخله، وذلك على الرغم من أنه كان قد امتلأ وللمرة الثانية، ولم يعد يتسع لأي شيء جديد، حسب إجابات الطلاب.
إن العبرة التي أراد الأستاذ أن يوصلها إلى طلابه من خلال تجربة السطل والكرات الصغيرة هي أن العمر مجرد وعاء كالسطل، وأن الكرات الصغيرة الأكبر حجما تمثل كل الأشياء الأهم في حياتنا (الأولويات)، بينما تمثل الكرات الأصغر الأمور المهمة في حياتنا، والتي تأتي في الترتيب ومن حيث مستوى الأهمية بعد الأمور الأهم، في حين تمثل الحصى في حياتنا كل الأشياء الأقل أهمية (الترفيه)، أو غير المهمة إطلاقا كمتابعة مئات الحلقات من مسلسل تافه مدبلج.
إن الدرس الثمين الذي يمكن أن نخرج به من هذه القصة هو أننا إذا ملأنا السطل (أعمارنا) بالحصى أولا، أي بالأمور الأقل أهمية أو غير المهمة إطلاقا، وهذا ما يفعله  للأسف أغلبنا، فإننا بذلك لن نترك فراغا في السطل للكرات الصغيرة بمختلف أحجامها، أي أننا لن نترك مساحة كافية من أعمارنا لإنجاز الأشياء المهمة والأشياء الأهم في حياتنا. ولكننا ـ في المقابل ـ إذا بدأنا بوضع الكرات أولا في السطل، والتزمنا بترتيب وضعها حسب الحجم، فإننا لا محالة سنجد  فراغات داخل السطل يمكننا أن نملأها بالحصى، أي أننا إذا بدأنا بالأمور الأهم والأمور المهمة، فإننا لا محالة سنجد وقتا كافيا للأمور الأقل أهمية (الترفيه)، أو حتى للأمور غير المهمة إطلاقا.
لنخرج من هذه القصة بالخلاصة التالية:
إذا أديت الأولويات، والأمور المهمة في حياتك أولا،  فإنه يمكنك بعد ذلك أن تخصص بقية الوقت للترفيه وللأشياء التي قد لا تكون في منتهى الأهمية، والراجح أنك ستجد لها وقتا. 

ثانيا / خصائص الوقت 

الخاصية الأولى : إن الوقت سريع الانقضاء، وتلك حقيقة يجب أن نتذكرها دائما. فمما لاشك فيه أن الأيام والأسابيع والشهور والسنوات تنقضي بسرعة كبيرة، وإذا لم نشد الأحزمة ونسارع في الإنجاز بما يتناسب مع السرعة الرهيبة التي يسير بها الوقت فسنجد أنفسنا في نهاية المطاف على هامش الحياة بلا إنجازات ولا نجاحات تذكر؛
الخاصية الثانية: ما مضى من الوقت لن يعود أبدا ولا تمكن استعادته إطلاقا، حتى ولو ندمنا كثيرا على تضييعه. ليس بإمكان أي واحد منا أن يستعيد الآن ثانية واحدة من العام 2022؛
الخاصية الثالثة : الوقت هو مقياس الحياة ووحداته هي وحدات قياس العمر، فنحن نقول مثلا مات فلان عن عمر ناهز كذا وكذا، ولا نقول مات فلان ووزنه 60 كيلو، أو مات فلان وطوله 1م و60 سم مثلا ؛ 
الخاصية الرابعة: الوقت من الموارد التي لا يمكن زيادتها، هناك 24 ساعة تمنح لكل واحد منا يوميا لا يمكن زيادتها بساعة واحدة ولا بدقيقة واحدة ولا ثانية واحدة ، حتى وإن كان يمكن تمديد هذه الأربع والعشرين ساعة التي تمنح لنا يوميا، و زيادتها ضمنيا من خلال حسن إدارتها، وهذا ما سنبينه في فقرة قادمة إن شاء الله. 
الخاصية الخامسة : الوقت من الموارد التي يجب إنفاقها بشكل فوري، ولا يمكن ادخارها، هناك 24 ساعة تمنح لكل واحد منا يوميا عليه أن ينفقها كاملة في كل يوم، وهو لا يستطيع أن يستبقي أو يدخر منها دقيقة واحدة ولا حتى ثانية واحدة ليوم غد أو لما بعد يوم غد؛ 
الخاصية السادسة : الوقت هو المورد الوحيد على هذه الأرض الذي يوزع بين الناس بالتساوي التام في كل يوم، فالناس لا تمنح في نفس اليوم نفس المستوى من الصحة، ولا تمنح في نفس اليوم نفس المبلغ من المال، ولكنها تمنح في كل يوم 24 ساعة، أي 1440 دقيقة، أي 86400 ثانية، لا يزيد أي واحد منا عن الآخر بثانية واحدة في اليوم. إننا نُمْنَحُ في كل يوم نفس الوقت، ولكن الفرق بيننا يتمثل في أن بعضنا يستغل ذلك الوقت بشكل جيد فيحقق بذلك المزيد من النجاح، وبعضنا الآخر يضيعه في توافه الأمور فيخسر الدنيا والآخرة.
إن الفرق بيننا يكمن بالأساس في طريقة إدارتنا للوقت، فبعضنا يتمكن من السيطرة على وقته، ويستطيع بالتالي ترويضه وإدارته بشكل جيد وفعال، وبعضنا الآخر يتحكم فيه الوقت ويسيطر عليه، ليعيش أيامه ولياليه في فوضى عارمة خالية من أي إنجاز يذكر.
فكيف نروض الوقت ونديره بشكل جيد؟

ثالثا/ 7 نصائح لإدارة الوقت بشكل جيد

إن إدارة الوقت هي أن تعمل بطريقة أفضل وأكثر فعالية لا بمشقة أكبر.
كما قلنا سابقا فإنه لا أحد يمكنه أن يمنحك دقيقة إضافية واحدة، وليست هناك طريقة سحرية لزيادة الأربع والعشرين ساعة التي تمنح لكل واحد منا في كل يوم..تلك حقيقة علينا أن نتذكرها دائما، ولكن هناك حقيقة أخرى وهي أن الإدارة الجيدة للوقت تمكننا من السيطرة على الوقت بشكل جيد، وتمديده بشكل أفضل، مما يجعله يبدو وكأنه أطول. وسيتيح لنا ذلك أن نعمل بطريقة أكثر فعالية، ومن أجل إدارة جيدة للوقت فإليكم هذه النصائح السبع:
النصيحة الأولى : فتش عن أماكن هدر وقتك وضياعه وأغلق المنفذ بشكل فوري، وإذا لم تستطع فعل ذلك فعليك أن تتوقف بشكل فوري عن قراءة هذا المقال، واعلم بأنه لا أمل لك في أن تكون من الذين يديرون وقتهم بشكل جيد..إذا لم تتحكم في وقتك وتسد منافذ هدره فاعلم أنك لست مؤهلا لإدارة وقتك بشكل جيد.
النصيحة الثانية: حدد بداية ونهاية لكل مهمة أو عمل تريد إنجازه
من المهم جدا أن تحدد وقت بداية ونهاية لكل عمل أو مهمة تريد إنجازها، ولا تترك وقت تنفيذ المهام وتأدية الأعمال مفتوحا على طول. إن من الأخطاء الكبيرة التي يقع فيها أغلبنا هو أننا ننشغل بمهام وأعمال دون أن نحدد لها وقت بداية أو نهاية فنُضيع بذلك أوقاتا ثمينة دون أن نبدأ في تلك المهام ودون أن ننهيها، وبالتالي دون أن يكون بإمكاننا أن نتفرغ لمهام أخرى، فتقع المهمة على المهمة، وتتداخل المهام دون أن ننجز أيا من تلك المهام، فندخل بذلك في فوضى عارمة من التخبط ومن تشتيت الجهد.لا يعني تحديد وقت بداية ونهاية لكل عمل أن لا تكون هناك مرونة في تغيير ذلك الوقت إذا ما استوجبت الظروف ذلك. لا بأس بشيء قليل من المرونة، ولا بأس بترك هامش قصير لتعديل توقيت البداية والنهاية حسب الضرورة، ولكن ذلك الهامش يجب أن يظل محدود المدة دائما.
النصيحة الثالثة: خصص أوقات ذروة عطائك للأولويات وللأهم ثم الأهم
إن لكل واحد منا أوقات ذروة وأوقات صفاء ذهني تكون فيها قدرته على التركيز أكبر، ويكون فيها أكثر نشاطا. كما أن لكل واحد منا أوقات خمول يكون فيها غير نشط، ويكون فيها حضوره الذهني وتركيزه في أدنى المستويات. إن ما يمكن أن ننجزه من أعمال في ساعة واحدة من ساعات أوقات الذروة قد لا نستطيع أن ننجزه خلال عدة ساعات من أوقات الخمول، ولذا فيجب أن نحرص دائما على أن نخصص أوقات الذروة للأولويات ولكل الأمور المهمة في حياتنا، على أن نترك أوقات الخمول للأمور غير المهمة في حياتنا. وأوقات الذرة في الغالب هي الساعات الأولى من الصباح، وقد تكون في المساء أو الليل بالنسبة للبعض، فعلى الطالب أن يخصصها للدراسة، وعلى العامل أن يخصصها للإنتاج وإعداد التقارير، وعلى الأستاذ أن يخصصها للتحضير لدرسه ، وعلى الباحث والمفكر والكاتب أن يخصصوها لإنتاجهم الفكري.
النصيحة الرابعة: ركز لتربح المزيد من الوقت
إننا نبدو في زمننا هذا في غاية الانشغال، وعندما تسأل أي واحد منا عن العمل وعن الانشغالات يقول لك إن المهام والانشغالات كثيرة وإن الوقت لا يكفي لتأديتها. على من يقول بذلك أن يركز في عمله ليربح فائضا من الوقت، فعلى من يعمل مثلا لتسع ساعات في اليوم، ودون أن يتمكن من إنجاز ما كان يريد إنجازه أن يركز في عمله لست ساعات، وعندها سيجد بأنه قد أنجز في تلك الساعات الست ما كان عاجزا عن إنجازه في تسع ساعات. إن التركيز الجيد في العمل سيمكننا من ربح ساعات ثمينة ومن زيادة وقت الفراغ لمن يبحث عن وقت فراغ يخصصه للأمور الأقل أهمية.
النصيحة الخامسة : احذر لصوص الوقت
لقد تعودنا في هذه الحياة أن نحرس ممتلكاتنا وأموالنا، وأن لا نتركها عرضة للصوص، ولكننا لم نتعود ـ في المقابل ـ حراسة أغلى وأنفس وأثمن ما نملك، أي أوقاتنا. إن وقتك ـ والذي هو أغلى وأنفس ما تملك ـ يحتاج هو أيضا لحراسة مشددة، فهناك لصوص كثر يتربصون بك ويريدون سرقة وقتك، فلا تسمح لهم بذلك. ومن لصوص الوقت المكالمات  والدردشة في مواقع التواصل الاجتماعي ومتابعة المسلسلات ومباريات كرة القدم لساعات طوال، ومنها الزيارات المفاجئة والاجتماعات العبثية التي لا تناقش شيئا مفيدا، ومنها عدم القدرة على قول لا لمن يطلب منك تأدية عمل سيكون على حساب أولوياتك.
أخطر ما يقوم به لصوص الوقت هو أنهم لا يسرقون وقتك فقط، بل إنهم يسرقون معه تركيزك، ومن أجل استعادة تركيزك بعد كل عملية سرقة، فأنت بحاجة إلى وقت إضافي آخر حتى تستعيد من جديد تركيزك.
لكي تركز أكثر عليك أن تُبعد عنك كل لصوص الوقت خاصة الهاتف ..ضع الهاتف على الصامت وابتعد عن الانترنت حتى تنجز أعمالك المهمة.
النصيحة السادسة : لا تقم بعملين مهمين في نفس الوقت..أنت تعتقد أنك تفعل هذا من أجل استغلال الوقت، ولكن هذا سيأتي بنتائج سلبية عكسا لما أردت، وسيتسبب في ضياع وقت أكثر من الوقت الذي ستستهلكه في حالتك حاولت أن تنجز كل واحد منهما في وقت خاص به..خلط الأعمال ينصح به فقط في الأوقات التي تقوم فيها بأعمال غير مهمة، فيمكنك مثلا أن تخلط بين متابعة مسلسل تلفزيوني والدردشة في الفيسبوك، بل إن خلط هذا النوع من الأعمال يعد من الأمور التي ينصح بها.
النصيحة السابعة : احذر من التسويف، وابدأ من الآن، والآن تعني الآن...إن مواجهة التسويف تحتاج لأن تستشعر قيمة المهمة التي تقوم بها. وتذكر دائما أن اللحظة التي تعيشها الآن هي أفضل وأنسب توقيت لتبدأ عملك الذي تفكر فيه والذي عليك أن تنجزه.

رابعا / مصفوفة الأولويات

 تكمن أهمية مصفوفة الأولويات التي وضعها "استيفن كوفي" في كتابه الشهير " العادات السبع للناس الأكثر فعَّالية". في كون المسؤوليات والمهام التي نسعى لتحقيقها قد لا يكفيها الوقت والجهد المتاحين لنا، حتى عند الناس الأكثر فعاَّلية (الفعالية ليست كثرة الأفعال فهناك الكثير من الناس كثير الأفعال ولكن أفعاله قليلة الفاعلية وبلا نتائج). نظرا لأن الوقت والجهد المتاح قد لا يكفي للقيام بالمسؤوليات المطلوبة والمهام اللازمة فمن هنا توجب علينا أن نعطي الأولوية في بذل الوقت والجهد للأمور الأهم والتي ستعطينا النتائج المطلوبة.
إن مصفوفة الأولويات هي أفضل طريقة لإدارة الوقت والنفس وذلك لكونها تصنف المهام والمسؤوليات التي نقوم بها على أساس عاملين : الأهمية والاستعجال.
فمصفوفة الأولويات تقسم المهام من حيث الأهمية والاستعجال إلى أربعة أقسام، ولا يمكن أن يوجد قسم خامس.
1 ـ عاجل ومهم (مربع الطوارئ) : مهام وضغوطات العمل، معالجة أزمات أو مشكلات، مشاريع وأعمال لها وقت محدد، ويسمى هذا المربع بمربع الطوارئ وهو يجعلك تعتاد على معالجة الأزمات، فيعطيك انطباعا زائفا بأن ما تقوم به سيحقق لك النجاح. الانشغال بهذه الطوارئ لابد منه، ولكنه بكل تأكيد ليس هو الطريق الذي ستحقق من خلاله النجاح. 
للأسف هناك من يزيد عليه حجم الطوارئ ، فعلى مثل هؤلاء أن يعلموا بأن الحياة لن تبخل عليهم بالطوارئ ولذا فلا حاجة لهم بزيادتها. فمثلا الطالب الذي يؤخر المراجعة إلى ليلة الامتحان يدخل المراجعة في مربع الطوارئ لأنه في ليلة الامتحان يجب عليه أن يعلن حالة الطوارئ حتى يتمكن من مراجعة المادة التي سيمتحن فيها غدا. لنفترض أنه في ليلة الامتحان حصل طارئ آخر!؟
2 ـ غير عاجل ومهم (مربع الفعالية): استعداد للمستقبل؛ تخطيط ؛ تطوير؛ اكتساب مهارات جديدة؛ منع حدوث مشكلات متوقعة. هذا المربع لا يتحكم فينا بل نحن هم من يتحكم فيه، والانشغال به يميز الناجحين والأشخاص الأكثر فعالية عن غيرهم. الطالب الذي يراجع من قبل موعد الامتحان بفترة لن يحتاج لإعلان الطوارئ ليلة الامتحان. الطالب الذي يستعد للمنافسة في سوق العمل من قبل التخرج من خلال تعلم لغة جديدة أو التدرب على برامج في الحاسوب ..الطالب الذي يفعل ذلك يشتغل في مربع الفعالية، وسيجد نفسه عندما ينافس زملاءه مستقبلا في مسابقات التوظيف أنه أكثر تأهيلا منهم للفوز في المسابقات والحصول على وظيفة من الوظائف المتاحة.
3ـ عاجل وغير مهم ( مربع الخداع): فعلا هذا المربع هو مربع الخداع فهو يجعلنا نستجيب لأولويات الآخرين وليس بالضرورة لأولوياتنا. وربما يكون أهم مثال عليه هو أن تكون هناك مباريات في كرة القدم وأن تجعلها من المهام العاجلة التي لابد أن تتابعها، وذلك في وقت تترك فيه ممارسة الرياضة التي هي ليست من المهام العاجلة ولكنها في غاية الأهمية لصحتك ولمستقبلك.
4 ـ غير عاجل وغير مهم ( مربع الضياع): الانشغال بمهلكات الوقت كمتابعة مسلسل مدبلج من مئات الحلقات.. هذا المربع يمنحك سعادة مؤقتة تعقيها تعاسة دائمة. 
بهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية المقال، والذي أعتبره أغلى هدية يمكن أن أقدمها للقراء بمناسبة العام الجديد.
كل عام وأنتم بخير وصحة وعافية.
حفظ الله موريتانيا...